Wenn das Unternehmen wüsste, was es weiss

Die Pandemie und die dadurch vielerorts ausgelöste Verlagerung der Arbeitsplätze in das Home Office der MitarbeiterInnen hat in vielen Unternehmen auch eines deutlich gemacht: wie entscheidend der rasche, sichere Zugriff und das Verwalten wichtiger Dokumente, Daten und Informationen ist.

Der Ruf nach rationellen und schlanken Geschäftsprozessen sowie einem professionell gemanagten Umgang mit der Flut an Dokumenten und unstrukturierten Daten ist nicht neu. Sie hat auch ohne den durch die Pandemie generierten Druck schon immer grosse Anforderungen an die Unternehmen gestellt.

Gewandelt haben sich aber die Parameter der Wettbewerbsbedingungen auf den Märkten: Nicht mehr «gross und billig», sondern «schnell und flexibel» sind heute entscheidende Erfolgsfaktoren. Führende Unternehmen in ihren Segmenten weisen eine Gemeinsamkeit auf: sie haben auf der Basis der Umstellung, resp. Transformation zu neuen, innovativen Businessmodellen mit durchgängig digitalen Geschäftsprozessen entscheidende Vorteile geschaffen und führende Marktpositionierungen erreicht. Und dabei tragen professionell genutzte Enterprise Content Management (ECM) / Document Management Systeme (DMS) wesentlich zum Erfolg bei.

Die erfolgreiche Implementierung und Umsetzung einer ECM / DMS Anwendung hängt aber nicht alleine von der Berücksichtigung der prozess- und systemtechnischen Punkte ab. Die rein technische Implementierung einer neuen Lösung ist noch kein Garant für dessen erfolgreiche Nutzung und Umsetzung.

Eine neue Lösung hat eben auch einen grossen und einschneidenden Einfluss auf die Organisation und die Kultur eines Unternehmens. Es setzt eine Organisation und MitarbeiterInnen voraus, welche über die Kompetenzen und Expertise verfügen, das neue Spiel zu beherrschen. Es setzt auch voraus, dass die Fachbereiche das Potenzial der Daten, der Informationen und des gemeinsamen Wissens im Unternehmen erkennen und den entsprechenden Kulturwandel unterstützen. Dazu gehört auch die Bereitschaft, über den Tellerrand zu denken und zu handeln, Daten und Erkenntnisse dem ganzen Unternehmen zugänglich zu machen. Im Vordergrund geht es darum hier auch darum, individuelle Wissens- und Datensilos (Königreiche) abzubauen und einen entsprechenden Demokratisierungsprozess mit Blick auf den Zugang zu Daten und Informationen zu ermöglichen.

Erst das Engagement und die Disziplin der Mitarbeiter, neue Verfahrensweisen und Abläufe zu akzeptieren und zu adaptieren, werden dem Managen des Enterprise Contents, des Unternehmenswissens sowie der Verschlankung und Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten zu ihrem vollen Erfolg verhelfen und die damit angestrebte Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern.

Publikation Artikel: Oktober 2021 Autor: Philipp A. Ziegler, CEO, MSM Research AG