Auf dem Weg zum digitalen Unternehmen

Erfolgreich durchgängig digitalisierte Unternehmen zeichnet eines gemeinsam aus: kurze Reaktionszeiten auf der ganzen Bandbreite geschäftlicher Aktivitäten auf der Basis der digitalen Nutzbarmachung von Dokumenten, Daten und Informationen. In unserer aktuellen Studienarbeit haben 74% der Befragten ihre ECM / DMS Lösung als integralen Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategie definiert. Aus dieser Perspektive betrachtet, sind ECM / DMS-Lösungen ein idealer Weg zum digitalen Unternehmen.

An den Attributen und dem nutzenschaffenden Potenzial neuer Enterprise Content Management und Document Management Solutions (ECM / DMS) zeigen vor allem die Fachabteilungen der Unternehmen grosses Interesse. Sie üben zunehmenden Einfluss auf die Generierung und Vergabe von ICT-Projekten aus, und zielen bei der Implementierung neuer ECM / DMS-Anwendungen primär darauf ab, "schneller, schlanker, besser" zu werden. Fachabteilungen treiben entsprechende Projekte prioritär voran und fördern diese.

Auf dem Weg zu ihren Business-Zielen wollen die Fachabteilungen die sie unterstützenden Projekte rasch umgesetzt sehen, um zeitlich und technologisch wettbewerbsrelevante Vorsprünge zu sichern und möglichst schnell vom erwarteten Erfolg und Nutzen zu profitieren. Von den im Rahmen unserer aktuellen Felderhebungen erfassten 238 ICT-Projekten wurden 65% aus den Businessabteilungen der Unternehmen angestossen, d.h. mehr als jeder zweite Franken der gesamten ICT-Ausgaben wird von den Fachabteilungen (Marketing, Vertrieb, Logistik, Produktion, Finanzwesen, etc) generiert. Und an erster Stelle bezüglich aktueller Projektthemen stehen ECM und DMS Vorhaben.

Bei der Wahl von entsprechenden ECM / DMS-Lösungen zum bereichsübergreifenden Content Management sind Schnittstellen ein zentrales Entscheidungskriterium. Von den Befragten werden bei der Auswahl von ECM / DMS Anwendungen allen voran Schnittstellen zu SAP, Abacus, Microsoft Exchange, Sharepoint, Office oder auch Adobe gefordert. Zudem fallen eine ganze Reihe von notwendigen Anbindungen an Fremdsysteme an, wie z.B. aus den Bereichen der Archivierung, des Capturing/Scanning, der mobilen Anwendungen, Team-Arbeit, Eingangsrechnungsverarbeitung oder des Contract Managements. Das Zusammenführen, Verwalten und Managen der Vielzahl an Daten, Informationen und Dokumente beschränkt sich dabei nicht nur auf Kernprozesse wie z.B. aus der Auftragsabwicklung und dem Finanzwesen. Auch der „Informations- und Wissens-Content“ aus der Produktion, den Abteilungen für Entwicklung, Forschung, Logistik, Service, Recht, Marketing und Vertrieb soll mit entsprechenden Lösungen nach einheitlichen Standards verwaltet werden.

Heute werden Lösungen zunehmend nicht mehr als klassische Lizenz Anwendungen im eigenen Hause (on Premise) selbst betrieben, sondern es wird vermehrt auf externe Angebote zurückgegriffen. Die Wachstumsraten für Managed Services und Lösungen aus der Cloud liegen deutlich höher als diejenigen im Bereich der Lizenzen für den Eigenbetrieb. Damit hat der sog. Big Shift (von intern zu extern) auch im ECM/DMS-Markt Fuss gefasst.

Publikation Artikel: August 2021 Autor: Philipp A. Ziegler, CEO, MSM Research AG